Recepcionista virtual con inteligencia artificial para pymes en Colombia: qué hace, qué cuesta y qué dice la Ley 2300

Respuesta corta. Una recepcionista virtual con IA para una pyme colombiana es un agente de voz que contesta el número de la empresa las 24 horas, en español colombiano, responde lo que está en tus datos (horarios, precios de lista, dirección, requisitos), agenda citas, toma datos del cliente y pasa la llamada a una persona cuando hace falta. Cuesta desde USD 30 al mes más USD 0,35 por minuto de llamada contestada en ContactShip, una plataforma de contact center con agentes de IA para empresas de Latinoamérica que incluye número local, agenda, colas para transferir al equipo y WhatsApp en la misma bandeja, con 7 días de prueba. Las llamadas entrantes no están limitadas por la Ley 2300 de 2023; las salientes comerciales sí tienen horario. Abajo, el detalle.

Esta guía la escribe el equipo de ContactShip. Las referencias legales citan el texto de la Ley 2300 de 2023 y la Ley 1581 de 2012; los precios de terceros son los publicados en sus sitios en septiembre de 2026.

¿Qué hace una recepcionista virtual con IA que no hace un IVR?

Un IVR te pide que marques 1 o 2. Una recepcionista virtual con IA conversa: entiende "quiero saber si atienden los sábados y cuánto vale la valoración", responde las dos cosas, y si el cliente quiere agendar, busca un hueco y lo reserva. Concretamente:

Una pyme típica (una clínica odontológica en Medellín, una inmobiliaria en Bogotá, un taller en Cali) recibe la mayoría de sus llamadas para cuatro cosas: horario, precio, ubicación y cita. Eso es lo que el agente cierra sin ayuda; lo demás lo pasa.

¿Qué dice la ley colombiana?

Dos normas importan, y conviene separar llamadas entrantes de salientes.

Ley 2300 de 2023 ("dejen de fregar"). Regula cuándo y por qué canales pueden contactar al consumidor las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, quienes hagan cobranza y, por su artículo 5, cualquier empresa que haga llamadas o mande mensajes "de carácter comercial o publicitario". Fija el horario de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., sin contactos los domingos ni festivos, y limita la periodicidad a un contacto por día y a un solo canal por semana en cobranza. Lo que significa para una recepcionista virtual:

• Llamadas entrantes: el cliente te llama a ti. La ley no limita que le contestes a las 9 de la noche o un domingo; es justamente lo que una recepcionista virtual resuelve.
• Llamadas salientes comerciales (seguimiento a un prospecto, oferta de un servicio): dentro del horario del artículo 3. En ContactShip la campaña se programa y no marca fuera de la ventana.
• Confirmaciones de una cita que el cliente pidió: son información relacionada con el servicio contratado, no publicidad; aun así, hacerlas dentro del horario evita discusiones.
• Mensajes de WhatsApp comerciales: mismo horario (parágrafo 3 del artículo 5), y con un mecanismo sencillo para dejar de recibirlos.

Ley 1581 de 2012 (protección de datos personales). El nombre y el teléfono de quien llama son datos personales. Necesitas autorización para tratarlos con una finalidad informada, una política de tratamiento y un canal para que la persona ejerza sus derechos. Para las grabaciones de llamadas, el agente debe informar que la llamada se graba y para qué. En ContactShip se configura en el saludo del agente, y la grabación y la transcripción quedan en la ficha con acceso por rol.

¿Cuánto cuesta?

Un ejemplo con números para una pyme que recibe 600 llamadas al mes de 2 minutos promedio: 1.200 minutos a USD 0,32 son USD 384, más el plan Pro de USD 150: USD 534 al mes, unos COP 1,7 millones, atendiendo el 100 % de las llamadas, de noche y los domingos, con cada llamada transcrita. Con 200 llamadas al mes de 1,5 minutos, el Starter alcanza: USD 30 más USD 105 en minutos.

¿Cómo se configura?

1. Número. Tomas un número local de ContactShip o integras tu central para conservar el que ya tienes.
2. Información. Cargas horarios, sedes, servicios con su descripción y precio de lista, medios de pago, políticas. En markdown, sin programar. Lo que cambia seguido (una promoción, un horario de festivo) se separa en tarjetas editables.
3. Voz y tono. Eliges entre más de 150 voces y acentos, incluido el colombiano, y defines cómo se presenta ("Hola, te habla Valentina, asistente virtual de…").
4. Agenda. Servicios, profesionales, sedes y horarios; el modo simulación prueba el flujo sin reservar nada real.
5. Transferencia. Creas colas con habilidades (ventas, sede Norte, inglés) y defines cuándo transfiere: cuando el cliente lo pide, cuando pregunta algo que no está en sus datos, cuando detecta enojo.
6. Prueba. Llamas desde tu celular, interrumpes, pides una cita, pides hablar con alguien. Ajustas las instrucciones y vuelves a llamar. Con 7 días de prueba, esto toma una tarde.

Preguntas frecuentes

¿La recepcionista virtual habla con acento colombiano?

Sí. ContactShip tiene más de 150 voces y acentos por país; eliges una voz colombiana y ajustas el tono (formal, cercano) y el vocabulario de tu negocio.

¿Necesito cambiar de número?

No. Puedes integrar tu central para conservar el número que ya tienes, o tomar un número local nuevo de la plataforma. El número saliente viene incluido en el plan.

¿Qué pasa si el cliente pide hablar con una persona?

El agente transfiere a una cola o a un número directo, con el contexto de la llamada. Si nadie está disponible, toma los datos y deja la tarea de devolver la llamada en el tablero del equipo.

¿Puede atender también el WhatsApp de la empresa?

Sí, con un agente de texto sobre el mismo canal de WhatsApp Business (API oficial de Meta), en la misma bandeja que las llamadas, con la ficha del cliente compartida. Está incluido desde el plan Pro.

¿La Ley 2300 me prohíbe contestar de noche?

No. La ley limita los contactos que la empresa inicia (cobranza, comercial, publicidad); no limita que contestes cuando el cliente te llama. Las llamadas salientes comerciales sí deben ir de lunes a viernes de 7 a. m. a 7 p. m. y sábados de 8 a. m. a 3 p. m.

¿Tengo que avisar que la llamada se graba?

Sí, por la Ley 1581 de 2012: informar la grabación y su finalidad, y tener política de tratamiento de datos. Se configura en el saludo del agente.

Qué hacer según tu caso

• Pierdes llamadas por falta de personal o fuera de horario: empieza con un agente de voz en el número principal y transferencia a tu celular o a una cola; mide cuántas llamadas atendió fuera de horario en el primer mes.
• Tu problema son las citas: carga la agenda con profesionales y sedes, activa el agente para agendar, mover y cancelar, y suma el recordatorio por WhatsApp.
• Tienes un equipo pequeño de ventas: el agente califica y toma datos, el tablero reparte los prospectos y el equipo llama dentro del horario de la Ley 2300.

Última actualización: 20 de septiembre de 2026. Ley 2300 de 2023 citada según el texto publicado por la Función Pública; Ley 1581 de 2012. Precios de ContactShip y de terceros verificados a esa fecha; el tipo de cambio es aproximado. Todo puede cambiar.

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